Tin tức

Diện tích văn phòng bao nhiêu là phù hợp?

Cần thuê văn phòng có diện tích là bao nhiêu? Cách tính chính xác diện tích văn phòng là như thế nào? Mật độ người trong văn phòng tối thiểu là bao nhiêu m2/người… Là câu hỏi của bất kì doanh nghiệp nào khi tìm thuê một văn phòng mới.

Căn cứ vào mục đích, cách bố trí và chức năng không gian văn phòng cùng các tính chất của công việc, văn hóa doanh nghiệp mà mỗi công ty có diện tích văn phòng khác nhau mặc dù có thể cùng số lượng nhân sự.

Cách thông dụng nhất hiện nay là dự trù số lượng nhân sự và tính toán diện tích văn phòng cần thuê dựa trên cơ sở: Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) cho một nhân sự (đã bao gồm diện tích bố trí phòng riêng, phòng họp khu vực lễ tân và backdrop). Tiêu chuẩn này được tính như sau:

Mức trung bình – vừa đủ: 5 – 6 m2  mỗi người, là mức mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng

Tiết kiệm diện tích và chi phí: Có doanh nghiệp thuê theo tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người

Theo tiêu chuẩn; diện tích trung bình cho mỗi người trong khoảng  7 – 10 m2 để có ngồi rộng rãi thoải mái và tăng sự sáng tạo cho nhân viên.

Căn cứ vào tính chất, mục đích sử dụng mà diện tích văn phòng là khác nhau.

1. Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng như thế nào?

Công việc văn phòng kéo theo nhiều hoạt động thể chất và trí óc khác nhau. Thông thường mọi hoạt động “cốt lõi” của bất kỳ văn phòng làm việc đều diễn ra tại bàn làm việc.

Ngoài kích thước của không gian làm việc và đồ đạc nội thất, các tính năng khác cũng nên được xem xét trong quá trình lên kế hoạch thiết kế, bố trí lại hoặc di chuyển văn phòng. Một số câu hỏi cần liệt kê khi có ý định thực hiện các thay đổi với văn phòng là:

  • Mức độ riêng tư mà văn phòng của bạn yêu cầu (ví dụ: mọi người có thể nói chuyện riêng tư theo mức độ nào, tiếng ồn và các cuộc trò chuyện ảnh hưởng vào tập trung của người khác, tiếng ồn hoặc các cuộc trò chuyện làm cho khó nghe hoặc hiểu tiếng nói nếu phần lớn công việc của họ liên quan đến việc sử dụng điện thoại?)
  • Văn phòng có các bức tường có ngăn hay là làm việc trong môi trường không gian văn phòng mở?
  • Nhân viên có thể làm việc cá nhân hóa không gian làm việc cá nhân của họ không?
  • Có thể tiếp cận với ánh sáng tự nhiên không hay chỉ ánh sáng nhân tạo?
  • Bố trí nơi làm việc được thiết kế để tạo điều kiện trao đổi giữa các cá nhân?
  • Có cần không gian để lưu trữ hoặc cho các thiết bị (ví dụ: tủ tài liệu hoặc màn hình máy tính khác, máy in, máy fax dùng chung…)?

Cũng cần quan tâm đến một số yếu tố phụ như tính riêng tư, ánh sáng,các tấm ngăn…

2. Vậy chúng ta cần bao nhiêu diện tích không gian văn phòng?

Tùy thuộc vào mục đích, cách bố trí, chức năng không gian văn phòng và các tính chất của công việc, văn hóa mà mỗi công ty có số diện tích văn phòng khác nhau mặc dù có thể cùng số lượng nhân sự. Các khía cạnh chính gồm:

– Tính chất công việc

Nếu hầu hết ngày làm việc được công việc gồm là ngoài hiện trường, các cuộc họp, tham quan và tham vấn, một không gian văn phòng nhỏ hơn có thể thỏa đáng. Tuy nhiên, đối với nhân viên văn phòng thực hiện công việc của họ tại khu vực làm việc hầu hết thời gian, một không gian nhỏ có thể tạo ra sự khó chịu.

Một số công việc, ví dụ, bao gồm các cuộc họp thường xuyên trong không gian văn phòng của họ hoặc yêu cầu sử dụng nhiều nguồn tài liệu để tư vấn, nghiên cứu, viết…hoặc yêu cầu nhiều thiết bị (ví dụ, nhiều máy tính, máy in, fax …) có thể được phân bổ nhiều hơn không gian làm việc.

Căn cứ và tính chất công việc để xác định diện tích yêu cầu của nhân viên

– Yếu tố văn hóa

Yếu tố về văn hóa cũng ảnh hưởng đến nhận thức của chúng ta về không gian làm việc. Đối với người phương Tây, “không gian cá nhân” là một yếu tố quan trọng. Đối với những người từ các nền văn hóa phương Đông điều này có thể bớt quan trọng hơn.

Yếu tố văn hóa cũng ảnh hưởng đến diện tích văn phòng của bạn

3. Cách tính toán không gian văn phòng cần thiết

Việc phân bổ không gian làm việc cho văn phòng, và nơi làm việc nói chung là phức tạp và rất khó để tìm ra các tiêu chuẩn áp dụng cho tất cả các loại tình huống công việc. Khi doanh nghiệp cần thuê văn phòng phải lâp kế hoạch và đồng thời phải xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Các yếu đó giúp bạn và đơn vị tư vấn định hình được không gian văn phòng cần thuê. Các yếu tố đó bao gồm:

  • Tổng số lượng nhân sự làm việc chính thức trong giờ hành chính ?
  • Số lượng người làm việc cố định và số lượng thường xuyên ra ngoài.
  • Công ty có thường xuyên hội họp hay không? tỉ lệ tham gia phiên họp là bao nhiêu người.
  • Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng cho các chức vụ không?
  • Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên huấn luyện nhân viên hoặc cộng tác viên hay không ?
  • Bạn có cần không gian để tiếp khách đến văn phòng hay không? Có cần khu tiếp tân riêng hay không?
  • Không gian làm việc sắp xếp theo không gian mở hay dãy bàn?
  • Nhân viên có tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc hay có khu vực chung …

4. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người)

  • Đối với lãnh đạo(Leadership Worker – Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc cao hơn): Diện tích thông thường là 10 m² – tối đa là 18.5 m². Lãnh đạo có thể được phân bổ cho một văn phòng kín nhưng nó không bắt buộc.
  • Nhân viên có vị trí cố định(Fixed Worker – Ví dụ: nhà phân tích chính sách, trợ lý hành chính, nhân viên điều hành trung tâm cuộc gọi / liên lạc, dịch giả.): là những dạng nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ tối đa là 4,5 m²
  • Nhân viên vị trí linh hoạt(Flexible Worker – Ví dụ: account executive, administrator, manager, phiên dịch viên ..) : Nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ tối đa 3,0 m²
  • Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định: Bản chất của công việc của nhân viên không đòi hỏi họ phải có một chỗ ngồi làm việc chuyên dụng riêng trong văn phòng. Họ thường làm việc ngoài hiện trường, và sẽ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để thảo luận các dự án. Ví dụ: các chuyên gia dịch vụ khách hàng, chuyên gia tư vấn … Diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1,5 m²/người.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *